Tata Cara Menerima Telephone dan Tugas Telephone Operator

Tata Cara Menerima Telephone dan

 Tugas Telephone Operator

1.     Penanganan Fax/Telepone  Masuk untuk tamu menginap.

           Prosedur dan tanggung jawab telephone operator :

• Menerima telephone / fax masuk.
• Memeriksa data tamu di Front Office system apakah tamu masih tinggal atau tidak di Hotel.
• Menyambungkan telephone sesuai nama / nomor kamar tamu yang di tuju.
• Menginformasikan bahwa telephone masih sibuk / tamu tidak ada di kamar dan menawarkan untuk meninggalkan pesan. ( bila tamu yang di tuju tidak ada di kamar)
• Menerima pesan dari penelepon .
• Memasukkan fax ke dalam amplop.
• Membuat bill sesuai dengan jumlah halaman yang di terima.
• Mencatat dalam buku expedisi fax.
• Mendistribusikan bill ke Front Desk Agent (FDA).

2. Penanganan Fax / Telephone Keluar untuk tamu yang menginap.

• Tamu yang menginap dan minta sambungan dari outlet, bisa dibayar tunai atau masuk ke tagihan kamar.
• Tamu luar yang minta sambungan fax, harus membayar tunai di Front Desk Agent  atau Business Center.
• Permintaan sambungan fax ke luar bisa di layani hanya di  operator dan Business Centre. Operator telepon hanya bisa menyambungkan telepon keluar sesuai Extention yang diperbolehkan melakukan telepon keluar.
• Fasilitas sambungan local, nasional, dan internasional di sediakan pada pesawat telephone di kamar dengan menekan akses 9 terlebih dahulu.

3.     Penanganan permintaan Wake Up Call

Wake Up Call adalah permintaan untuk di bangunkan lewat dering telephone  atau dengan mengetuk pintu di kamar yang di tuju.

Prosedur dan Tanggung Jawab Operator :

• Menerima permintaan Wake Up Call baik dari FDA atau langsung.
• Mencatat data Wake Up Call sesuai dengan permintaan tamu.
• Mengkonfirmasi ulang baik ke tamu maupun FDA, data yang sudah di catat.
• Menginformasikan ke petugas shift berikutnya baik secara lisan maupun dengan serah terima formulir.
• Menelepon kembali ke kamar untuk memastikan bahwa tamu sudah bangun.

Prosedur dan Tanggung Jawab Operator :

• Menerima pesan untuk tamu.
• Memeriksa data tamu yang dituju, pada Front Office System.
• Mencatat pesan.
• Mengkonfirmasi ulang pesan yang telah dicatat.
• Menulis pesan pada Guest Message Form.

4.    Cara Menerima Telephone.

       Alat yang diperlukan : Komputer / alat tulis dan pesawat telepon.

      Langkah-langkah kerja :

• Mengangkat telepon maksimal 3 kali dering.
• Memberi salam dan identitas diri ( Standart Greeting) “Selamat Pagi/Siang/Sore/Malam, The Sun Hotel dengan…..(sebutkan nama), ada yang bisa kami Bantu?” dengan intonasi suara yang ramah.
• Dengarkan dengan baik pesan / permintaan tamu. Bila perlu di catat.
• Tanyakan kepada tamu jika ada yang belum jelas.
• Menanyakan apakah ada pesan / tambahan lagi.
• Jika ada pesan, segera catat dan ulangi pesan tersebut untuk mengantisipasi kesalahan.
• Akhiri penbicaraan denga mengucapkan terimakasih dan Greeting kembali. Dengan ramah dan sopan.
• Tutup gagang telephone dengan ujung jari, untuk menghindari kesan di banting.

Gambar Telephone Operator