Cara Menangani Reservasi Di Hotel

CARA MENANGANI RESERVASI DI HOTEL

Cara Melakukan Reservasi 

 

1.     Melakukan Greeting

2.   Menanyakan tye dan jumlah kamar yang diminta atau dikehendaki tamu yang memesan.

3.     Menanyakan tanggal kedatangan dan keberangkatan tamu.

4.   Melakukan check ada reservation chart apakah masih ada kamar yang masih kosong.

5. Menjelaskan harga kamar dan fasilitas-fasilitasnya (apabila tidak ada kamar yang available, untuk sementara kamar di waiting list kan dan diberitahukan seceatnya bila ada perubahan, pembatalan dan sebagainya).

6.  Menanyakan nama tamu yang akan menginap, menanyakan informasi-informasi lain si tamu, seperti nomor telepon, alamatnya dan bagaimana metode pembayarannya. Dalam musim penuh (high season) usahakan mendapat deposit dari si tamu.

7.     Setelah data yang diperlukan didapat semua, ulangi sekali lagi pemesanan kamar tersebut.

8.     Mengucapkan terima kasih atas pesanan kamar tersebut.

9.   Langkah selanjutnya adalah memproses pesanan kamar tersebut, seperti memasukkannya de dalam reservation lan, chart/agenda dan sebagainya. 

Cara Membersihkan Area Hotel

Teknik - Teknik Membersihkan area hotel

            Pembersihan secara manual adalah cara pembersihan yang dilakukan dengan menggunakan tenaga manusia, walaupun cara pembersihan ini juga dibantu dengan peralatan manual (cara menggerakkannya dilakukan dengan menggunakan tenaga manusia).

Macam-macam sistem pembersihan manual:

a. Dusting (mengelap debu pada perabot/barang)
b. Sweeping (menyapu lantai)
c. Mopping(mengelap lantai)
d. Window Cleaning/Mirror Cleaning (membersihkan kaca jendela / kaca cermin).

e.Polishing (memoles barang/perabot yang terbuat dari kayu/logam)

Keterangan :

a. Dusting

Pembersihan dengan cara ini adalah membersihkan debu yang ada di perabot/benda dengan menggunakan lap kain. Untuk mendapatkan hasil yang maksimal dalam melakukan dusting dapat digunakan dengan dua cara :

1). Dry dusting, yaitu pembersihan debu dengan menggunakan lap kering seperti yang dilakukan sehari-hari.

2). Damp dusting yaitu membersihkan debu dengan menggunakan lap lembab / setengah basah, sehingga debu akan

menempel di lap tersebut.

Cara melakukan dusting 

 1) Dry and damp dusting

-Sediakan 2 (dua) buah cleaning cloth, dan damp cleaning cloth

-Angkat /pindahkan semua benda yang dari perabot yang akan dibersihkan.

-Bersihkan debu atau kotoran yang menempel pada perabot dengan menggunakan damp cloth.

-Ulangi pembersihannya dengan menggunakan dry cloth, sampai perabot tersebut benar-benar bersih.

-Kembalikan benda/barang yang dipindahkan ke tempat semula.

2) Dusting dengan menggunakan Polish Cleaner

-Sediakan 3 (tiga) buah clening cloth, 1 (satu) buah dry cloth, 2 (dua) buah damp cleaning cloth

-Pindahkan semua benda yang ada pada perabot yang akan dibersihkan.

-Bersihkan debu/kotoran dengan menggunakan damp cleaning cloth

-Poleskan polish cleaner secara merata ke permukaan perabot yang dibersihkan dengan menggunakan damp cleaning cloth yang telah diberi polish cleaner.

-Gosoklah permukaan perabot yang telah diolesi polish cleaner, dengan menggunakan dry cloth sampai perabot benar-benar bersih dan mengkilap.

-Kembalikan benda yang dipindahkan ketempat semula.

 b. Sweeping (menyapu lantai)

Sweeping adalah metode pembersihan terhadap lantai dengan menggunakan sapu. 

Cara menyapu/ Sweeping

-

Sediakan sapu / floor broom sebelum melakukan sweeping

-Angkat /pindahkan semua benda yang dari perabot yang akan dibersihkan.

-Dustinglah perabot yang ada di area sebelum dilakukan sweeping

-Lakukan Sweeping dari arah terjauh dari pintu menuju area yang terdekat dengan pintu keluar

-Angkat sampah dengan menggunakan dustpen setelah terkumpul

-Check setelah sweeping dianggap selesai.

 c. Mopping (Mengepel lantai)

Mopping adalah metode pembersihan terhadap lantai dengan menggunakan mop (alat pel).

Cara mengepel / mopping

-

Setelah proses sweeping selesai, maka pekerjaan selanjutnya adalah mopping

- Sediakan clean mop dan double bucket serta perlengkapannya

-Sediakan air bersih secukupnya dan campurkan air dengan bahan pembersih dengan perbandingan yang tepat

-Singkirkan benda-benda yang mengganggu proses pelaksanaan mopping

-Tempatkan danger notice untuk menghindari terjadinya kecelakaan kerja.

-Lakukan mopping sesuai dengan prosedur yang benar

-Mopping sebaiknya mop jangan terlalu basah, sehingga proses pengeringan tidak terlalu lama.

-Biarkan lantai mengering sendiri.

d. Window Cleaning/Mirror Cleaning (Membersihkan kaca jendela atau kaca  cermin)

Window cleaning/mirror cleaning adalah proses pembersihan obyek kaca jendela atau kaca cermin.

Cara membersihkan kaca (jendela) atau cermin / (Glass window or mirror cleaning ) Window /Mirror Cleaning

-Sediakan cleaning Cloth, scotch brite, bottle sprayer, window wipper dan glass cleaner

-

Lakukan pembersihan, dengan cara menyemprotkan glass cleaner pada window atau mirror yang akan kita bersihkan.

-Gosok dengan scotch brite pada window/mirror jika ada noda yang membandel

-Tarik glass cleaner yang sudah di semprotkan pada window/mirror dengan menggunakan glass wipper.

-Bersihkan glass wipper yang sudah dipakai dengan menggunakan cleaning cloth

-Biarkan window/mirror kering

-Check kembali apakah window/mirror sudah benar-benar bersih.

e. Polishing (Memoles benda/perabot dari kayu)

Polishing yaitu proses perawatan benda atau perabot yang terbuat

dari kayu dengan menggunakan cleaning cloth dengan bahan

pembersih wooden polish.

Cara memoles benda / Polishing

-Sediakan cleaning Cloth, dan wooden Polisher yang akan dipergunakan

-Dustinglah terlebih dahulu perlengkapan yang akan dipolish

-Setelah bersih gosokkan wooden polish yang sudah di teteskan pada cleaning cloth sampai merata pada benda atau perabot yang dibersihkan

-Proses polishing tidak dilakukan setiap hari

-Wooden Polisher sebaiknya jangan terlalu basah, agar benda perabot yang dibersihkan tidak licin.

Tata Cara Menerima Telephone dan Tugas Telephone Operator

Tata Cara Menerima Telephone dan

 Tugas Telephone Operator

1.     Penanganan Fax/Telepone  Masuk untuk tamu menginap.

           Prosedur dan tanggung jawab telephone operator :

• Menerima telephone / fax masuk.
• Memeriksa data tamu di Front Office system apakah tamu masih tinggal atau tidak di Hotel.
• Menyambungkan telephone sesuai nama / nomor kamar tamu yang di tuju.
• Menginformasikan bahwa telephone masih sibuk / tamu tidak ada di kamar dan menawarkan untuk meninggalkan pesan. ( bila tamu yang di tuju tidak ada di kamar)
• Menerima pesan dari penelepon .
• Memasukkan fax ke dalam amplop.
• Membuat bill sesuai dengan jumlah halaman yang di terima.
• Mencatat dalam buku expedisi fax.
• Mendistribusikan bill ke Front Desk Agent (FDA).

2. Penanganan Fax / Telephone Keluar untuk tamu yang menginap.

• Tamu yang menginap dan minta sambungan dari outlet, bisa dibayar tunai atau masuk ke tagihan kamar.
• Tamu luar yang minta sambungan fax, harus membayar tunai di Front Desk Agent  atau Business Center.
• Permintaan sambungan fax ke luar bisa di layani hanya di  operator dan Business Centre. Operator telepon hanya bisa menyambungkan telepon keluar sesuai Extention yang diperbolehkan melakukan telepon keluar.
• Fasilitas sambungan local, nasional, dan internasional di sediakan pada pesawat telephone di kamar dengan menekan akses 9 terlebih dahulu.

3.     Penanganan permintaan Wake Up Call

Wake Up Call adalah permintaan untuk di bangunkan lewat dering telephone  atau dengan mengetuk pintu di kamar yang di tuju.

Prosedur dan Tanggung Jawab Operator :

• Menerima permintaan Wake Up Call baik dari FDA atau langsung.
• Mencatat data Wake Up Call sesuai dengan permintaan tamu.
• Mengkonfirmasi ulang baik ke tamu maupun FDA, data yang sudah di catat.
• Menginformasikan ke petugas shift berikutnya baik secara lisan maupun dengan serah terima formulir.
• Menelepon kembali ke kamar untuk memastikan bahwa tamu sudah bangun.

Prosedur dan Tanggung Jawab Operator :

• Menerima pesan untuk tamu.
• Memeriksa data tamu yang dituju, pada Front Office System.
• Mencatat pesan.
• Mengkonfirmasi ulang pesan yang telah dicatat.
• Menulis pesan pada Guest Message Form.

4.    Cara Menerima Telephone.

       Alat yang diperlukan : Komputer / alat tulis dan pesawat telepon.

      Langkah-langkah kerja :

• Mengangkat telepon maksimal 3 kali dering.
• Memberi salam dan identitas diri ( Standart Greeting) “Selamat Pagi/Siang/Sore/Malam, The Sun Hotel dengan…..(sebutkan nama), ada yang bisa kami Bantu?” dengan intonasi suara yang ramah.
• Dengarkan dengan baik pesan / permintaan tamu. Bila perlu di catat.
• Tanyakan kepada tamu jika ada yang belum jelas.
• Menanyakan apakah ada pesan / tambahan lagi.
• Jika ada pesan, segera catat dan ulangi pesan tersebut untuk mengantisipasi kesalahan.
• Akhiri penbicaraan denga mengucapkan terimakasih dan Greeting kembali. Dengan ramah dan sopan.
• Tutup gagang telephone dengan ujung jari, untuk menghindari kesan di banting.

Gambar Telephone Operator